Как вести домашний архив в бюрократической Америке

Фото Depositphotos

Америка — бюрократическая страна. И одно из условий спокойной жизни здесь — внимательное отношение к документам. Порядок в бумагах позволяет быстро заполнить любые формы и предоставить все документы в любую инстанцию, будь то налоговые, иммиграционные или социальные службы, образовательные или медицинские учреждения. Каждая семья со временем вырабатывает свой подход к ведению домашнего архива. ForumDaily делится проверенными советами, которые позволят без стрессов пережить любую ситуацию, будь то аренда или покупка жилья, получение гражданства или оформление стипендии на учебу в колледже.

Отделяйте воспоминания от бюрократии

Если в ящиках вашего стола счета за электричество перемешаны с рисунками детей, а свидетельство о браке соседствует со свадебными фотографиями, рано или поздно это приведет к проблемам.

Воспоминания накапливаются намного быстрее, чем важные документы, и нужные бумаги могут оказаться погребены под слоями открыток, карт, просроченных подарочных сертификатов и квитанций об оплате аренды машины, на которой вы ездили по Мексике в 2012 году.

Единственное решение этой проблемы — взять за правило никогда не смешивать одно с другим. Лучше всего разнести воспоминания и дела в разные места вашего дома или квартиры, чтобы приятные, но бесполезные бумаги не отвлекали от работы с документами.

Готовьтесь к подаче налоговой декларации весь год

Этот совет поможет не только сберечь нервы, но и сэкономить деньги. Вместо того чтобы перед подачей декларации лихорадочно соображать, какие расходы можно списать с налогооблагаемых доходов в этом году, а потом в панике искать документальные подтверждения своих прав, собирайте связанные с налогами бумаги с первого апреля.

Заведите специальную папку «Taxes 2017″и складывайте в нее письма от организаций, которым вы жертвовали деньги.

Узнайте, какую часть расходов на образование, медицинские услуги и поиск работы вы можете вычесть из налогооблагаемой базы, и фиксируйте эти расходы весь год. Считается, что таким образом можно уменьшить налоги на 10% в год — и это абсолютно законно и честно.

Кстати, все документы, связанные с уже уплаченными налогами и полученными возвратами должны храниться в четко промаркированных папках. Всевозможных ситуаций, при которых вас могут попросить предоставить Tax return за прошлый год, десятки.

Не забывайте о корнях

У каждого иммигранта в первом поколении есть документы с родины. Их особенно неприятно потерять, поскольку восстанавливать их бывает тяжело и неудобно. Между тем, они могут пригодиться. Хранить их необходимо вместе с официальными переводами (если они есть) и копиями американских эквивалентов.

Например, если у вас есть диплом вуза, полученный на Родине, то в одной папке с ним должен лежать перевод и справка об оценке диплома (evaluation). Если эти сведения заинтересуют вашего работодателя или вы сами решите продолжить образование, вам останется только достать нужную папку и отправить документы куда следует.

Регулярно работайте с документами

Среднему американцу, работающему по найму и не ведущему сложной домашней бухгалтерии, для содержания бумаг в порядке достаточно выделить от получаса до часа каждую неделю и полдня раз в 3 месяца.

Раз в неделю заполняйте нужные формы и раскладывайте по папкам появившиеся за 7 дней документы. Раз в 3 месяца уничтожайте бумаги, которые уже точно не понадобятся, группируйте оплаченные счета и обновляйте информацию о ваших финансовых делах (активы, пенсионный счет, ипотека), ведь вы должны в любой момент иметь возможность быстро собрать актуальную информацию по этим вопросам.

На первых порах перспектива регулярно заниматься документами будет казаться удручающей, но после того как вы ощутите, какую свободу и уверенность это дает, вы будете получать удовольствие от поддержания домашнего архива в порядке.

Фото Depositphotos

Обзаведитесь сканером

В 21 веке грешно не пользоваться возможностью надежно сохранить копии всех нужных документов в электронном виде. Приобретите компактный настольный сканер. Они стоят недешево, но это не срочная покупка, и если вы некоторое время будете отслеживать скидки и спецпредложения на эту категорию товаров, то сможете купить его по очень привлекательной цене.

Каждый документ, который поступает в домашний архив, в считаные секунды окажется в электронном архиве — но не забывайте, что виртуальные папки и тэги тоже должны быть в идеальном порядке.

Для еще более надежного копирования документов можно воспользоваться облачными сервисами (например, Evernote или Dropbox) — тогда у вас останутся копии документов даже в случае неприятной непредвиденной ситуации вроде пожара или ограбления.

Сортируйте почту

Как правило, когда вы достаете из ящика пачку конвертов, у вас есть время только выкинуть откровенно ненужные рекламные материалы и прочитать важные письма, требующие немедленной реакции. Для всего остального стоит завести специальную корзину, чтобы разбирать ее содержимое раз в неделю.

Некоторые на первый взгляд незначительные письма могут пригодиться, например, как доказательство адреса проживания (proof of residence); это особенно важно, если вы не получаете по почте счетов на ваше имя.

Если это ваш случай, заведите отдельную папку с письмами, которые можно использовать как подтверждение адреса — на таких бумагах должно быть ваше имя и дата. Определите срок, в течение которого вы храните такие документы (например, 90 дней) и избавляйтесь от устаревшего раз в 3 месяца.

Заведите картотеку контактов

Непривычная для выходца из стран бывшего СССР американская практика предоставления рекомендаций может пугать новых иммигрантов.

Создайте собственную картотеку контактов. Внесите туда бывших начальников и сотрудников, клиентов, деловых партнеров, преподавателей, хозяев съемного жилья, лечащих врачей. К каждому имени добавьте телефон, адрес, электронную почту, ссылки на страницы в социальных сетях.

Если у вас попросят контакты для рекомендаций при устройстве на работу или аренде жилья, вы сможете предоставить их за считаные минуты, а не посвящать этому целый вечер.

Читайте также:

Как заводить полезные знакомства в Америке

Личный опыт. Как меня изменила Америка

Самые полезные приложения для жизни в США

Пять мелочей в США, которые делают меня счастливой

Хотите больше важных и интересных новостей о жизни в США и иммиграции в Америку? — Поддержите нас донатом! А еще подписывайтесь на нашу страницу в Facebook. Выбирайте опцию «Приоритет в показе» —  и читайте нас первыми. Кроме того, не забудьте оформить подписку на наш канал в Telegram  и в Instagram— там много интересного. И присоединяйтесь к тысячам читателей ForumDaily New York — там вас ждет масса интересной и позитивной информации о жизни в мегаполисе.