Консультант миллионеров по тайм-менеджменту поделилась 5 секретами управления временем, которые действительно работают

Как правильно распланировать свой день, чтобы сделать больше за меньшее время и все успеть, сообщает Insider.

Фото: IStock

Как тренер по тайм-менеджменту и продуктивности для руководителей компаний Google и Lyft из Сан-Франциско, Калифорния, Алексис Хазельбергер, работает с людьми, которые несут большую ответственность на работе, в дополнение к полноценной жизни вне работы.

Большинство людей приходят к ней с одной и той же основной проблемой: они не знают, как сделать так, чтобы «срочное» перестало вытеснять «важное». Они чувствуют себя застрявшими в реактивном режиме без времени, необходимого для того, чтобы сосредоточиться на стратегической работе.

Первые 15 лет своей карьеры она руководила операциями и персоналом в нескольких стартапах на ранней стадии. Ей нужно было сделать гораздо больше, чем имелось на это людей, и выгорание было огромным, поэтому она начала разрабатывать стратегии для повышения производительности на работе и в личной жизни, чтобы помочь людям оставаться в здравом уме.

По теме: Топ-10 университетов США: сколько стоит самое лучшее образование в Америке

С момента основания ее фирмы по тайм-менеджменту в 2018 году она научила более 77 000 человек, включая сотрудников таких компаний, как Google, Lyft, CapitalOne и Workday, тому, как контролировать свое время с помощью ее коучингов, семинаров и онлайн-курсов.

Вот несколько стратегий, которые Алексис использует со своими клиентами и которые могут принести пользу занятым людям в любой отрасли:

1. Перестаньте полагаться на память

Многие люди тратят много времени и энергии, просто пытаясь вспомнить, что им нужно делать. Держать все это в голове не только стрессово, но и неэффективно, потому что в конечном итоге вы реагируете на то, что находится перед вами (независимо от важности), или используете эмоции для расстановки приоритетов.

“Вместо этого одной из первых вещей, которым я учу всех своих клиентов, является использование приложения для задач, которое фиксирует все, что крутится в вашем мозгу — рабочее и личное — так, чтобы вы могли использовать свой мозг для того, чтобы сосредоточиться на поставленной задаче. Это также позволяет вам расставлять приоритеты со всей информацией, а не с тем, что в данный момент на уме”, — говорит Алексис.

На сегодняшний день ее любимым приложением для индивидуальных задач является TickTick. Это то, что она рекомендует чаще всего, поскольку, как говорит Алексис, оно простое в использовании, бесплатное и легко синхронизируется между платформами и устройствами. Однако, если вы собираетесь разместить всю свою команду или компанию на общей платформе управления задачами, она думает, что Asana — лучший вариант для ваших денег.

“Недавно я начала работать с руководителем инженерного отдела в крупной автомобильной компании. Через несколько недель после того, как он начал использовать приложение для задач вместо своей памяти и нескольких фрагментированных списков в разных местах, он сказал мне, что это действительно изменило правила игры”, — говорит коуч.

До внедрения приложения задач он использовал свою электронную почту как список дел, а это означало, что его действия определялись приоритетами других людей и тем, что появлялось в верхней части его электронной почты. Теперь он использует свое время для решения своих самых важных задач, делегируя работу, которую мог бы сделать кто-то другой, и его почтовый ящик — это просто вход в его систему, а не движущая сила его действий, как объяснила Алексис.

2. Пакетная обработка сообщений и отключение уведомлений

Одним из самых больших источников разочарования для многих ее клиентов является бесконечный поток электронной почты и сообщений Slack. Согласно классическому исследованию прерываний и отвлекающих факторов, когда нас прерывают звонки и сообщения, нам требуется в среднем 23 минуты, чтобы снова сосредоточиться на том, что мы делали.

Когда у вас включаются уведомления, вы постоянно вовлечены в сизифову борьбу за то, чтобы сосредоточиться и сделать что-то. Даже если вы отключили уведомления, средний человек по-прежнему проверяет электронную почту до 15 раз в день.

Подавляющее большинство клиентов Алексис проверяют электронную почту столько раз или даже больше, когда они начинают работать с ней, даже если у них отключены звуковые и визуальные уведомления, а с включенными уведомлениями они проверяют электронную почту буквально каждый раз, когда они ее получают. В среднем люди получают около 120 писем в день.

Требуется практика, чтобы намеренно закрывать электронную почту, когда вы не обрабатываете ее активно. Многие люди обнаруживают, что даже при отключенных уведомлениях, если электронное письмо открыто или находится на вкладке, и они видят эту маленькую красную цифру, они внутренне вынуждены проверять ее много-много раз в день.

Вместо этого Алексис просит своих клиентов попробовать две стратегии: во-первых, отключить эти уведомления, потому что в любом случае никто не полагается на письменное общение в реальной чрезвычайной ситуации. Во-вторых, обрабатывать сообщения в пакетном режиме. Она рекомендует проверять и обрабатывать электронную почту и Slack от двух до четырех раз в день, в зависимости от вашей должности или корпоративной культуры, каждый раз приближаясь к нулю, насколько это возможно, и в противном случае держать электронную почту закрытой.

“Подавляющее большинство моих клиентов начинают экономить от 30 до 60 минут в день, как только они внедряют эти стратегии, и они становятся более отзывчивыми в переписке, чем при постоянной проверке почты”, — говорит Алексис.

3. Регулярно проверяйте свой календарь

Большинство людей проводят слишком много совещаний, и им не хватает времени на стратегическое мышление.

“Фактически, у моего самого первого клиента, руководителя Google, было более 40 часов в неделю на повторяющиеся встречи в его календаре, когда мы начали работать вместе. Неудивительно, что он был в таком стрессе!” — рассказывает Алексис.

Одной из первых вещей, которые они сделали вместе, был аудит собрания. Они просмотрели все его встречи и использовали схему 5 шагов:

Размышление: они определились с набором критериев, которые потребуются для сохранения постоянной встречи в его календаре, а затем критически рассмотрели каждую из встреч. Если вы не совсем уверены, какие встречи стоит сохранить, тогда в течение нескольких недель каждый раз, когда вы идете на встречу, если это неэффективно для вашего времени или времени компании, меняйте цвет этой встречи на серый (или какой-либо другой цвет, который вы не используете) в своем календаре. Затем вы сможете оглянуться на несколько недель назад и определить, какие встречи необходимо сократить или изменить по сравнению с их текущей формой.

Удаление: на основе размышлений ее клиент определил, какие встречи он может полностью отменить или просто там не присутствовать. Иногда вы можете отправить кого-то вместо себя или прочитать заметки о собрании.

Сокращение: для оставшихся встреч ее клиент сократил продолжительность или частоту, где это было возможно.

Перераспределение: как только клиент убедился, что в календаре есть нужные встречи, он переставил их так, чтобы его календарь меньше походил на швейцарский сыр, и у него было больше свободных блоков времени для остальной части его работы. Это позволило ему перейти от почти полного отсутствия стратегической работы в неделю к нескольким часам в неделю, что оказало огромное влияние на его график.

Повторение: и, наконец, встречи дополняют друг друга — только потому, что вы провели аудит один раз, не означает, что вы закончили. Добавьте задачу в свое приложение задач, чтобы проводить аудит собраний каждые шесть месяцев или около того, чтобы контролировать свой календарь и убедиться, что ваши собрания отражают ваши приоритеты.

«Этот конкретный клиент также имел довольно удивительный результат: его руководитель отдела кадров подошла к нему однажды в холле и спросила, в чем его секрет. Она хотела знать, как он был настолько более эффективным, чем другие лидеры его уровня, которые несли такую ​​же большую ответственность. Он сказал ей, что это из-за стратегий и методов повышения производительности, над которыми Алексис работала с ним вместе», — говорит Алексис.

4. Измените уведомления о собраниях по умолчанию на 2 минуты до

“Выше я упоминал об огромном вреде нашей производительности, который наносят уведомления, но не все уведомления плохие. На самом деле, уведомления о встречах становятся все более важными в виртуальном и гибридном мире, где у нас нет тех же визуальных подсказок, когда мы видим, как другие вокруг нас встают и направляются в конференц-зал”, — говорит она.

Однако проблема с уведомлениями о встречах заключается в том, что они по умолчанию устанавливаются за 10 или 15 минут до встречи. Это слишком много времени. Обычно вас отвлекают от того, что вы делаете, а затем обнаруживаете, что теряете 10 или 15 минут впустую, и, возможно, в любом случае теряете счет времени, когда начинаете заниматься чем-то новым и все-равно опаздываете.

Вместо этого установите уведомление за две минуты до встречи, советует Алексис. Этого времени как раз достаточно, чтобы завершить то, что вы делаете, и не начинать что-то еще. Это может показаться небольшим читерством, но подумайте о том, сколько встреч вы посещаете каждый день и сколько времени эти уведомления крадут у нас. Этот простой прием может привести к тому, что вы вернете час или больше продуктивного времени каждый день.

5. Переключитесь с реактивного режима на упреждающее планирование

Потратить сегодня 10 минут на составление плана на завтра — это одна из самых мощных стратегий, которые есть в нашем распоряжении, чтобы перейти от реактивного поведения к по-настоящему проактивному, когда вы управляете своим днем в соответствии с вашими целями и приоритетами.

Дополнительным преимуществом является то, что наличие плана позволяет лучше оценивать входящие элементы.

Вместо того, чтобы делать что-то только потому, что это появилось в вашем электронном письме, вы сравните этот элемент с тем, что вы запланировали на день, и либо установите сроки для этого входящего элемента, либо измените свой план на день. Отделение планирования от выполнения таким образом может привести вас от “занятости” к “на самом деле продуктивности”.

Вам может быть интересно: главные новости Нью-Йорка, истории наших иммигрантов и полезные советы о жизни в Большом Яблоке – читайте все это на ForumDaily New York.

“Одна из моих клиенток, предприниматель и комик, рассказала мне, что, начав этот процесс планирования в конце рабочего дня на следующий день, она перестала просыпаться с этим «Вот черт!» чувство, что вы не знаете, что у вас есть день, и сможете ли вы управлять им. Вместо этого она знала, что было в списке, и что она дала себе только то, что могла сделать. Больше производительности, гораздо меньше стресса”, — говорит Алексис.

Читайте также на ForumDaily:

Современное рабство: саентологи десятилетиями эксплуатировали иммигрантов в США

Google создаёт супер быстрый лазерный интернет: он будет работать на земле, в небе и в космосе

Умер культовый французский режиссер Жан-Люк Годар: он прибегнул к эвтаназии, потому что ‘устал от жизни’

Хотите больше важных и интересных новостей о жизни в США и иммиграции в Америку? — Поддержите нас донатом! А еще подписывайтесь на нашу страницу в Facebook. Выбирайте опцию «Приоритет в показе» —  и читайте нас первыми. Кроме того, не забудьте оформить подписку на наш канал в Telegram  и в Instagram— там много интересного. И присоединяйтесь к тысячам читателей ForumDaily New York — там вас ждет масса интересной и позитивной информации о жизни в мегаполисе.